1運営者と対象
株式会社Mottodigital（以下「当社」といいます）は、AIOSパイロットへの申込み、導入セッション、週次レポート、連絡に伴って当社が受け取る情報を、次のとおり取り扱います。
運営者：株式会社Mottodigital
代表取締役：ライス ルイス スコット
所在地：〒160-0023 東京都新宿区西新宿三丁目3番13号 西新宿水間ビル2階
窓口：rice@mottodigital.jp
参加者自身のアカウントや端末で運用するAIOSの業務データと、当社が申込みやレポートなどを通じて受け取る情報は、別の取扱いです。当社が受け取った情報についての責任を、参加者に移すものではありません。
2取得する情報と利用目的
| 取得する情報 | 利用目的 |
|---|---|
| 姓・名、メールアドレス、法人・個人事業の区分、会社名・屋号・事業者名 | 申込みの受付、本人や連絡先の確認、参加者との連絡 |
| パソコン、Claude Codeや契約プラン、インストール権限の状況、事前の相談内容 | 導入セッションの準備、環境に応じた案内 |
| 回答の受付番号・受付日時、各同意の内容、同意した文書の版 | 申込内容と合意内容の確認、問い合わせや紛争への対応 |
| 予約の氏名・メールアドレス・日時、オンライン会議の参加情報 | 導入日時の調整、予約確認、導入セッションの実施 |
| 参加者が送信した週次レポート、Chatworkやメールでの連絡内容 | 8週間の報告の確認、参加に関する連絡、AIOSと導入方法の改善 |
| 同意した場合の録画・文字起こし、そこから作成する必要なメモ | 導入方法の改善 |
| アクセス・操作・エラーの記録、配信番号や処理状況 | 安全な運用、障害調査、重複送信の防止、未処理の申込みの回復 |
自由記入欄やレポートには、パスワード、APIキー、顧客や従業員の個人情報、第三者の秘密情報を含めないでください。必要のない情報を受け取ったことが分かった場合は、削除や取扱いの見直しを行います。
申込フォームを送信したことによって、広告メールや事例掲載に同意したことにはなりません。
3申込情報・連絡・レポートの流れ
申込内容は、当社が運用するHeyFormに保存します。自社運用のn8nで受付後の処理を行い、Twenty CRMに連絡先と同意記録、回答の参照情報を登録します。受付処理に不具合が起きた場合に再処理できるよう、処理状況と必要な配信記録も保存します。申込みの可否をAIだけで自動判定することはありません。
参加者への確認メールと担当者への通知は、メール配信サービスを経由します。当社の担当者は、当社のメールボックスと管理画面で内容を確認します。
予約は当社が自社運用する予約システム（Cal.com Community Edition）で受け付け、Google Calendarと連携します。導入セッションにはGoogle Meetを利用します。
週次レポートは、参加者が自分のClaude Codeで作成し、内容を確認してからChatworkで送ります。Claude Codeで作成する際の情報は、参加者が契約するAnthropicのサービスの条件に従って処理されます。当社は、届いたレポートを上記の目的で取り扱います。
4利用する外部サービス
当社は、次のサービスを利用します。必要な範囲で処理を委託し、契約内容や安全管理措置を確認して、適切に監督します。
| サービス・提供者 | 主な用途・取扱い |
|---|---|
| Contabo GmbH（ドイツ） | 当社システムのサーバー提供。HeyForm、n8n、Twenty CRM、Cal.com Community Editionを東京のサーバーで運用します。 |
| Resend／Plus Five Five, Inc.（米国） | 申込み確認や担当者通知などのメール配信。宛先、メール本文、配信に必要な情報や配信記録を処理します。 |
| Google Workspace・Google Calendar・Google Meet／Google | 当社メールの受信・保管、予約とカレンダーの連携、オンライン会議。同意を得て録画・文字起こしを行う場合は、その保存・処理にも利用します。 |
| Chatwork／株式会社kubell | 参加者からの週次レポートの受信、パイロットに関する連絡。メッセージや参加者が送るファイルを処理します。 |
東京のサーバーで申込情報を保存することは、すべての処理や保存が日本国内で完結するという意味ではありません。メール配信やGoogleのサービス、Chatworkなどでは、日本国外で情報が保存・処理される場合があります。提供者の本拠地とデータの保存国も、同じとは限りません。
外国にある第三者への提供について本人の同意が必要となる場合は、提供先の国の制度や保護措置など、法令で必要な情報を提供したうえで同意を取得します。このポリシーへの一括同意だけで、その手続きを省略することはありません。法令で認められる場合を除き、説明した目的の範囲を超えて個人データを第三者に提供しません。
5任意の録画・文字起こし
録画・文字起こしは、申込みとは別の任意の同意に基づいて行います。同意しなくても、申込みや予約、導入セッションへの参加ができます。会議に参加するだけで、録画・文字起こしに同意したことにはなりません。
同意した場合は、Google Meet・Google Workspaceによる録画・文字起こし・保存、または当社が管理する端末内での文字起こしを行うことがあります。Google Meetで録画したデータは、主催者である当社のGoogle Driveに保存されます。処理サービスを利用するため、録画や文字起こしの全過程を当社の端末内だけで行うという意味ではありません。
内容を確認する担当者と必要な処理サービスに取扱いを限定し、導入方法の改善のためだけに使います。広告、販売促進、事例紹介、公開、他の参加者への配布には使いません。ここに記載していない外部のAI・文字起こしサービスに録画や文字起こしを渡す場合は、事前に用途と提供先を説明し、別途同意を得ます。
セッション中に停止を求めることができます。保存した記録の削除や同意の撤回は、rice@mottodigital.jpで受け付けます。撤回後は、以後の録画・文字起こしと改善目的の利用を止め、当社が管理する対象記録の削除を進めます。
6保管と削除
情報は、申込みへの対応、8週間のパイロットの実施と改善、合意内容の確認、必要な問い合わせ・紛争対応のために保管します。目的ごとに必要性を見直し、不要になった情報は削除するか、個人を特定できない形に整理します。氏名を消しただけで、必ず個人を特定できなくなるとは扱いません。
連絡先や同意記録を保管する必要があっても、録画やレポートの全文などを同じ期間残すことが当然に必要とは考えません。記録の種類ごとに必要な範囲に絞ります。
障害からの復旧のため、バックアップを保管します。削除の対応では、HeyFormやCRMだけでなく、メール、Chatwork、書き出したファイルとバックアップも確認します。バックアップからの復旧時に、削除済みの情報を通常利用へ戻さないよう管理します。
法令上の保存義務や、進行中の紛争に必要な記録がある場合は、その目的に必要な範囲で保管します。個別の情報の保管状況や削除については、下記の窓口に問い合わせることができます。
7安全管理とアクセス情報
情報を扱う担当者と権限を必要な範囲に限定し、管理画面へのアクセス制御、通信の暗号化、バックアップ、更新と障害対応を行います。個人データの漏えいなどが生じた場合は、状況を確認し、法令に従って必要な報告と本人への通知を行います。
ページやフォームでは、動作や安全管理に必要なCookie、ブラウザ内の保存情報、アクセス・エラー記録を利用する場合があります。入力中の情報を含む実際の保存範囲は、フォームの動作と設定に従います。
8開示・訂正・利用停止・削除などの窓口
当社が保有する個人情報の開示、訂正、利用停止、削除、同意の撤回、個人情報の取扱いに関する相談や苦情は、rice@mottodigital.jpに連絡してください。
必要な範囲で本人または代理権を確認し、法令に従って対応します。対応できない内容がある場合は、その理由を説明します。申込みを特定できる受付番号が分かる場合は、併せてお知らせください。メールにパスワードやAPIキーを記載する必要はありません。
9このポリシーの変更
公開したポリシーの版は保存します。取扱いの目的や範囲を変更する場合は、内容を知らせ、法令上必要な同意や手続きを行います。過去に同意した文書の内容は、版ごとに確認できます。